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個人情報保護方針

個人情報及び特定個人情報保護方針

株式会社ASEは、お客様、利用者並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。

  1. 個人情報及び特定個人情報等は、受託した業務並びに従業者の雇用・人事管理上必要な範囲に限定して適切な手段で取得、提供します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
  2. 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、または個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどのリスクに関して教育、監査、改善を通して合理的な安全対策を講じ、個人情報及び特定個人情報保護体制を継続的に向上します。
  3. 当社が保有する個人情報及び特定個人情報等に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。
  4. 当社は、個人情報及び特定個人情報等に関する質問及び苦情に、適切かつ迅速に対応いたします。
  5. 社会的ニーズや個人の要望、あるいは最新のIT技術動向を踏まえ、個人情報及び特定個人情報保護体制を適時･適切に見直しを図り、その改善を継続的に行います。

2024年3月1日（制定）
株式会社ASE
代表取締役　山地 章夫

個人情報及び特定個人情報等の取扱について

株式会社ASEは、「個人情報及び特定個人情報保護方針」に基づき、当社が事業の用に供する個人情報及び特定個人情報等を次の通り取扱います。

1. 個人情報及び特定個人情報、個人関連情報等の利用目的

  1. ⑴当社が取扱う個人情報は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。

    個人情報名 利用目的
    お客様及びお取引先の個人情報 商品やカタログの発送のため
    アフターサービスのための連絡
    新商品・新たなサービスの案内
    見積書、発注書、納品書、請求書の発送、連絡
    メルマガの送付
    採用応募者の個人情報 採用選考のための面談についての連絡
    採用選考の合否の連絡
    従業者の個人情報 人事労務管理（別途同意書にて明示）
    お問い合せで取得した個人情報 お問い合せ対応のための連絡
    受託業務にて取得した個人情報 受託業務における契約履行のため
    監視カメラ・ドライブレコーダーにより取得した個人情報 防犯・警備、安全運転品質向上のため

  2. ⑵当社が取扱う特定個人情報等は、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務の範囲内で適正に取り扱います。

  3. ⑶当社が個人関連情報を個人データとして取得する際は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。

    個人関連情報 利用目的
    サービス利用履歴 マーケティングのため
    IPアドレス マーケティングのため
    位置情報 勤怠管理のため

  4. ⑷当社が個人情報である仮名加工情報を取得した際は、次の利用目的の範囲内で適正に取扱います。

    仮名加工情報 利用目的
    当社取得の個人データ 新商品の開発のため
    お取引先から取扱いの委託を受けた仮名加工情報 お取引先との契約の履行のため
    サービス向上のため
2.個人情報及び特定個人情報等の第三者提供

  1. ⑴当社は個人情報を業務遂行のため、及び、次の①～⑦を除き、第三者に開示又は提供いたしません。

    1. ①ご本人の同意がある場合

    2. ②法令などで認められた場合

    3. ③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

    4. ④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

    5. ⑤当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

    6. ⑥当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。

    7. ⑦当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

  2. ⑵当社は特定個人情報等を提供することができるのは、番号法第19条各号に当てはまる場合に限定し、それ以外で特定個人情報等の提供はいたしません。

3.個人情報の共同利用

当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報を下記のとおり共同利用させていただく場合があります。なお、「共同利用する者の利用目的」「個人データの取扱につきまして」見直しを行う場合には、あらかじめその内容を公表いたします。

  1. ⑴共同利用するサービス・対象とその利用目的

    1. ①問合わせ、相談内容
      利用目的：お問合せ、相談内容に対応するため

    2. ②採用者・従業者の個人情報
      利用目的：人事管理（各管理部責任者のみアクセス可）

    3. ③お取引先情報
      利用目的：サービスご案内のため

  2. ⑵共同利用する個人データの項目

    1. ①氏名・屋号、メールアドレス、郵便番号、住所、電話番号などの連絡先、性別、生年月日、勤務先、所属部署、職業、取引状況、資産負債に関する情報、取引ニーズに関する情報、取引経緯に関する情報、与信取引の際の判断に関する情報、居住状態、家族構成、メールマガジン登録情報、お問合せ内容、その他の登録情報

    2. ②人事登録情報（名前、部署、等級）

  3. ⑶共同利用する者の範囲

    • ヤマチユナイテッドグループ各社
    • ・山地ユナイテッド株式会社
    • ・株式会社ヤマチマネジメント
    • ・株式会社ヤマチコーポレーション
    • ・株式会社ジョンソンホームズ
    • ・株式会社アンカー
    • ・株式会社ヤマチ工芸社

  4. ⑷共同利用する者の利用目的

    ⑴に同じ

  5. ⑸共同利用する個人データの管理についての責任者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
    株式会社ASE 代表取締役 山地章夫

4.仮名加工情報である個人データを共同利用

当社は第1項で示した利用目的の範囲で、仮名加工情報を下記のとおり共同利用させていただく場合があります。

  1. ⑴共同利用される仮名加工情報である個人データの項目

    1. ①「住所、氏名、性別、生年月日、年齢、続柄、動画、ご利用サービス」のうち「動画、年代、ご利用サービス」のみ

  2. ⑵共同利用する者の範囲

    1. ①ヤマチユナイテッドグループ各社
    2. ②きたえるーむフランチャイズ加盟各社

  3. ⑶共同利用する者の利用目的

    1. ①新商品の開発のため（個人データの項目ごとに利用目的を区別して記載する）
    2. ②サービス・技術向上のため

  4. ⑴当該仮名加工情報である個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
    株式会社ASE 代表取締役 山地章夫

5.匿名加工情報の作成

当社は次の事項を含む匿名加工情報を作成しました。

  1. ⑴含まれる個人に関する情報の項目

    1. ①性別・顔が映る動画・生年・サービス利用履歴

  2. ⑵期間（同じ手法により反復作成）

    1. ①継続的に作成
6.委託先等の管理

当社は第1項で示した利用目的の達成のために、お預かりした個人情報及び特定個人情報等を当社と契約を締結した委託会社に預託することがあります。委託会社に対しては、適切な取扱い、管理および保護を行わせ、第三者への開示・提供、および第1項の目的以外に利用することを禁止します。

7.当社の個人情報保護の安全管理のために講じた措置

  1. ⑴基本方針の策定

    個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、
    「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定

  2. ⑵個人データの取扱いに係る規律の整備

    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及び
    その任務等について個人データの取扱規程を策定

  3. ⑶組織的安全管理措置

    個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
    個人データの取扱状況について、定期的に内部監査を実施するとともに、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（個人情報保護委員会）を審査基準としたJAPHICマークの外部審査受審

  4. ⑷人的安全管理措置

    個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
    個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

  5. ⑸物理的安全管理措置

    個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
    個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

  6. ⑹技術的安全管理措置

    アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
    個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
8.個人情報及び特定個人情報等のお問い合わせ、開示等の手続について

  1. ⑴ご本人またはその代理人が、個人情報及び特定個人情報等に関して、利用目的の通知、開示、第三者提供記録、内容の訂正・追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という。）を要求される場合には誠実に対応いたします。

  2. ⑵お問い合わせに際し、ご本人またはその代理人であるかを確認いたします。

  3. ⑶ご本人または、その代理人としてのご本人確認が取れない場合は、お問い合わせ、開示等のご要望に応じられない場合があります。

  4. ⑷ご本人またはその代理人からの開示等の請求は、合理的期間内に回答させていただきます。

開示等の手続の方法

株式会社ASEは、お客様、利用者並びに当社従業者の個人情報及び特定個人情報等を保護することは重大な社会的責任と認識します。以下の通り個人情報及び特定個人情報保護方針を定め、適正な取扱いの確保について全社を挙げて取り組むことを宣言します。

  1. ⑴下記の窓口までメール又は、問合せフォームからご連絡ください。
  2. ⑵当社指定の「個人情報開示等申請書」を送付いたしますので、必要事項をご記入ください。
  3. ⑶当社所有の個人情報をもとに、本人確認させていただきます。
  4. ⑷代理人からのお問合せの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させていただきます。
  5. ⑸「個人情報開示等申請書」を弊社に郵送してください。
  6. ⑹「個人情報開示等申請書」によりいただいた個人情報は、お問合せいただいたお客様との連絡及び本人確認に使用いたします。それ以外の目的では使用いたしません。いただいた書類は、開示等のお求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後破棄させていただきます。
  7. ※特定個人情報の開示等の手続きについては、上記と同様としますが、番号法順守の観点から、開示可能かどうかの判断を特定個人情報保護管理者が行った上開示いたします。
【「開示等の求め」に対する送料の負担と徴収方法】
「開示等の求め」を行う場合は、1回の申請ごとに、800円の送料をご負担いただきます。
800円分の郵便切手を申請書類にご同封下さい。
個人情報及び特定個人情報等の開示等及び苦情・相談の窓口
株式会社ASE　個人情報相談窓口
■E-Mail
info@ase-sp.co.jp
■お問合せフォーム
https://www.ase-sp.co.jp/inquiry/
■書類郵送の場合
〒060-0001
札幌市中央区北1条西10丁目1-17 北一条山地ビルディング

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代表取締役　山地 章夫
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